Standard für E-Rechnungen: Wie ZUGFeRD die elektronische Buchhaltung vereinfacht
ZUGFeRD ermöglicht den branchenübergreifenden Austausch von E-Rechnungen, die sowohl maschinen- als auch menschenlesbar sind. Gepflegt wird er von Ehrenamtlern.
- Jochen Stärk
Die aktuelle Version (Stand Oktober 2022) der elektronischen Behördenrechnungen (XRechnung) haben Beamte und Angestellte der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) in ihrer Arbeitszeit erstellt. Sie gilt seit dem 1. August 2022 verpflichtend. Dass E-Rechnungsstandards auch anders funktionieren können, zeigt ZUGFeRD, dessen neue Versionen optional sind und das praktisch ausschließlich auf der Arbeit Ehrenamtlicher basiert. Zeit für einen Blick hinter die Kulissen der Entwicklung eines solchen Formats.
Die Grundidee von ZUGFeRD ist die Einbettung maschinenlesbarer XML-Dateien in menschenlesbare PDF-Rechnungen. Das ermöglicht den Ausdruck der Dokumente, erlaubt aber gleichzeitig das automatische Nachrechnen, Auslesen von (Steuer-)Beträgen, Zahlungsfristen, Empfängern und die Zuordnung zu Bestellungen. Die XML-Daten sind im internationalen Standardrechnungsformat UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) abgelegt.
Das Update auf ZUGFeRD 2.0 wechselte auf die für Behördenrechnungen obligatorische 2016b-Version von UN/CEFACT CII. Damit konnte man XRechnungen bereits einbetten. Version 2.1.1 machte das noch deutlicher, indem die eingebettete Datei auch xrechnung.xml heißen durfte und nach XRechnungs-Vorgaben geprüft werden sollte.
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